האם גם אתם טובעים בים של משימות ואף פעם אין לכם זמן? לא פעם אמרתם לעצמכם “היום אני אספיק את כל מה שתכננתי לעשות” וזה לא באמת קרה?
אחד העקרונות החשובים ביותר הוא ניהול זמן!
הוא זה שיתווה לכם כיוון לשינוי ארוך טווח.
תחילה חשוב לזכור שאין אנו מנהלים את הזמן אלא מנהלים משימות ופעילויות באמצעות הזמן. הבעיה אינה בניהול השעון אלא בניהול עצמנו ביחס לשעון.
קביעת סדר עדיפות בצורה מוצלחת איננה משימה קלה. התהליך דורש איזון בין גורמים של דחיפות, של חשיבות, של יחס בין משימות, זמני ביצוע, שיקולים ארגוניים, פוליטיים ועוד .
יחד עם זאת, קביעה נכונה של עדיפויות וקדימויות, הנה ללא ספק המיומנות החשובה ביותר בניהול אפקטיבי של הזמן.
10 טיפים מאתנו אליכם:
- בניהול זמן, רצוי בדרך כלל לטפל בבעיות דחופות באופן מידי. כל דחייה שהיא גורמת בסופו של דבר למצב שהולך ומחמיר.
- תכנון חודשי ושבועי הוא דבר הכרחי בניהול תקין ואין זה נוגד את הטיעון כי מנהל חייב להכין לעצמו גם תכנון יומי.
- טיפול בפרויקטים קטנים הנמצאים יותר נמוך בסולם העדיפות אינו מקדם את הפרויקטים הגדולים ואינו מביא לרווח זמן כלל.
- קביעת מועדי גמר צפופים, אפילו אם הם ריאליים, אינה נוהג רצוי. יש לקחת בחשבון הפרעות ותקלות שונות שיביאו בסופו של דבר לאיחורים, דבר הגורם למתח ועגמת נפש מיותרת.
- אחת הדרכים הטובות ביותר להרוויח זמן הוא לומר “לא”. לא להסתבך עם בעיות שאפשר להתעלם מהן, לדחות אותן או להעבירן לאחרים.
- את יום העבודה כדאי להתחיל עם משימות מסובכות שדורשות זמן, מחשבה וניתוח מעמיק.
- יש לדרג לפי סדר עדיפות את כל המשימות שעומדות על הפרק ולטפל בהן אחת אחרי השנייה, לפי הקדימות שנקבעה. לפי גישה זאת, אם משימה נשארה ללא טיפול זה בדרך כלל סימן שהיא פחות חשובה.
- למרות שיום עבודה של המנהל גדוש באירועים ומצבים בלתי צפויים, רשימה של “דברים לביצוע” הוא צורך הכרחי.
- בדרך כלל משימות חשובותצריכות לקבל עדיפות טיפול על-פני משימות דחופות ובלתי דחופות.
- הדבר החשוב ביותר בניהול זמן אפקטיבי, הוא קביעת סדר עדיפויות מוצלח.
עזרו לעצמכם לקבוע את סדרי העדיפויות בחיים שלכם.
לא מדובר ב “To do list” יומי או שבועי אלא במדיניות אסטרטגית לחיים!
תחשבו שהחיים שלכם הם חברה בע”מ ואתם מנכ”ל החברה.
תפקידכם כמנכ”ל קודם כל הוא לקבוע סדרי עדיפויות לחברה ולהחליט על מדיניות כללית.
קבעו סדרי עדיפויות, התנהלו לפיהם ואנו בטוחים שתצליחו!
